„Zeit ist Geld“ sagte einst Benjamin Franklin, ein bis heute bekannter Schriftsteller und Staatsmann aus dem 18. Jahrhundert. Und selbst wenn man dieses alte Zitat unzeitgemäß findet, so wird sich am Ende doch wohl fast jeder darin einig sein, dass Zeit die wichtigste Ressource ist, die dem Menschen zur Verfügung steht. Unsere Lebenszeit nimmt ab, Minute für Minute, Sekunde für Sekunde. Und letztendlich möchte niemand diese wertvolle, immer weniger werdende Ressource verschwenden, möchte so viel Zeit haben wie möglich. In der Arbeitswelt kann man mit dem richtigen Zeitmanagement effizienter sein und dadurch die Produktivität steigern, die Arbeitszeit reduzieren oder sogar beides. Deshalb ist Zeitmanagement ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, Arbeitssituationen zu optimieren und die Atmosphäre in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
In meinem Zeitmanagement-Coaching für Führungskräfte, Start-Ups, Unternehmer, Fachabteilungen, Mitarbeiter und allen anderen Menschen, die sich selbst oder ihre Arbeitssituation weiterentwickeln möchten, arbeite ich mit unterschiedlichen Zeitmanagement-Modellen. Sie alle können dabei helfen, Pflichten effizienter zu planen und schneller zu erledigen. Am Ende haben Sie nicht nur mehr Zeit fürs Wesentliche, sondern können es ehrlich wertschätzen, was Sie geschafft haben und werden sich Ihrer eigenen Arbeitsweise bewusst.
Die bekanntesten Zeitmanagement-Modelle möchte ich Ihnen – als kleinen Einblick in die Grundlagen meines Kurses – im Folgenden vorstellen.
Das Pareto-Prinzip, die sog. 80-20-Regel
Das Pareto-Prinzip ist von dem italienischen Ökonomen, Ingenieur und Soziologen Vilfredo Pareto (1848 – 1923) entwickelt worden. Pareto hat ein 80-20-Verhältnis in verschiedenen Lebensbereichen festgestellt: 20 % der damaligen Weltbevölkerung besaßen zum Beispiel etwa 80 % des damaligen Vermögens. Etwa 20 % der Flüsse transportieren weltweit etwa 80 % des Wassers.
Dieses 80-20-Verhältnis hat er dann auf das Arbeiten übertragen. Demzufolge lassen sich mit 20 % des Aufwandes 80 % der Aufgaben erledigen. Nach diesem Grundsatz kann eine Person oder ein Team seine Aufgaben priorisieren. Eine nach Wichtigkeit sortierte Prioritätenliste hilft dabei, die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen. Geht das Prinzip auf, sollten dann nach 20 % der Arbeitszeit die meisten und wichtigsten Dinge schon erledigt sein und man kann sich den unwichtigeren Dingen widmen oder diese auch weglassen, wenn das Sinn macht.
Die Alpen-Methode
Bei der Alpenmethode wird jeder Tag strukturiert und geplant. Wird der Tagesplan zuverlässig umgesetzt, vermeidet man dadurch „planloses Herumbasteln“ an dieser und jener Aufgabe, weil man nicht weiß, wo man nun eigentlich anfangen soll.
Mit den Bergen hat die Alpenmethode nichts zu tun. Das Wort ALPEN ist ein Akronym, in welchem jeder Buchstabe für einen Schritt auf dem Tagesplan steht. Dieser sieht wie folgt aus:
- Aufgaben, Termine und Aktivitäten zusammenstellen: Man erstellt eine To-Do-Liste für die Dinge, die an diesem Tag erledigt werden müssen.
- Länge schätzen: Man schätzt, wie lange man pro To-Do-Punkt ungefähr braucht. Die Zeitschätzung hilft auch dabei, zu erkennen, ob die To-Do-Liste für einen Tag realistisch ist.
- Pufferzeiten einplanen: Jeden Tag wird man mit Dingen konfrontiert, die man nicht auf seiner To-Do-Liste stehen hat, auf die man aber reagieren muss. Deshalb ist es wichtig, den Zeitplan nicht zu straff zu gestalten, sondern etwa 40 % des Tagesplans als Pufferzeit freizulassen.
- Entscheidung über die Priorisierung der Aufgaben treffen: Es muss geklärt werden, welche Aufgaben besonders wichtig und dringend sind und deshalb ganz oben auf die To-Do-Liste gehören, und welche notfalls auch in den nächsten Tag hineinrutschen können.
- Nachkontrolle und Unerledigtes für den Folgetag einplanen: Am Ende des Tages wird kontrolliert, ob man die ganze To-Do-Liste geschafft hat. Wenn nein, wird evaluiert, warum der Tagesplan nicht erfüllt werden konnte. Die unerledigten Punkte werden notiert, um auf der To-Do-Liste des nächsten Tages aufzutauchen.
Die Eisenhower-Matrix
Dieses Prinzip ist benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower, auch wenn es keine Hinweise darauf gibt, dass er dieses jemals angewandt oder gelehrt hat. Er hatte nur einst in einer Rede die „wichtigen“ und die „dringenden“ Probleme erwähnt.
Dem nach dem Eisenhower benannten Zeitmanagement-Modell zufolge kann man alle Aufgaben, die man hat, nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit sortieren.
Alles, was wichtig und dringend ist, sollte man so schnell wie möglich, am besten sofort, erledigen. Was zwar nicht akut dringend, aber dennoch wichtig ist, muss ebenfalls unbedingt auf dem Schirm bleiben. Hierzu setzt man sich am besten einen festen Termin im Kalender und erledigt die wichtige Angelegenheit dann auch wirklich, bevor sie dringend wird.
Ist etwas nicht wichtig, aber dringend, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man lehnt die Aufgabe ab, richtet also ein Nein an denjenigen, für die sie dringend ist. Oder man delegiert sie an eine Person, die mehr Zeit hat und sie erledigen kann.
Dinge, die weder wichtig, noch dringend sind, können in der Regel getrost vergessen werden. Was weder wichtig, noch dringend ist, müssen Sie auch nicht erledigen.
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Methode des Zeitmanagements geht zurück auf den Italiener Francesco Cirillo, der mithilfe einer Küchenuhr in Tomatenform (ital. Pomodoro = Tomate) die Dauer seiner Konzentrationsfähigkeit errechnete. Cirillo hat heute seine eigene Consulting-Firma mit Sitz in Berlin.
Die Pomodoro-Technik gönnt dem Gehirn des arbeitenden Menschen alle 25 Minuten eine fünfminütige Pause. Nach vier sog. „Pomodoro-Einheiten“, bestehend aus 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause, gibt es eine größere Pause von 30 Minuten. Der Plan dabei ist, sich insgesamt länger konzentrieren zu können, wenn sich das Gehirn zwischendurch immer wieder erholen darf. Zwischen den 25-Minuten-Einheiten ist es sinnvoll, den eigenen Fortschritt schriftlich festzuhalten oder sich zumindest bewusst zu machen. Das motiviert dazu, an der Aufgabe dran zu bleiben.
Time-Boxing
Beim Time-Boxing werden für bestimmte Aufgaben feste Zeiten im Tagesablauf eingeplant, die nicht überschritten werden sollten.
Time-Boxing kann vor allem in Meetings für mehr Effizienz sorgen, wenn jedem Thema nur 15 oder 30 Minuten eingeräumt werden. Dann muss man, sobald diese abgelaufen sind, fertig sein und kann sich nicht stundelang „im Kreis drehen“. So werden ineffektive, zeitfressende und viel zu lange Meetings vermieden. Dank Time-Boxing kann man außerdem von vornherein festlegen, wie lange das Meeting dauern wird.
Mit Time-Boxing kann man sowohl einzelne Tätigkeiten zeitlich terminieren, als auch den gesamten Tag durchplanen. Dann jedoch muss man aufpassen, dass ungeplante Dinge den Zeitplan nicht sprengen.
Zeitmanagement mit Claudia Freimuth – gerne coache ich Sie und Ihre Mitarbeiter!
Interessieren Sie sich für mein Coaching für ein besseres Zeitmanagement in Ihrer Firma? Gerne können Sie mich für weitere Informationen kontaktieren oder mein 8-stündiges Training buchen. Ich freue mich darauf, Ihre Arbeitssituation gemeinsam mit Ihnen zu verbessern und die Effizienz sowie die Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen zu steigern!